La menté del empresario moderno nunca para de generar ideas. La curiosidad, las conexiones, las noticias, el internet, la tecnología, las leyes, las crisis, las oportunidades, las finanzas, los costos, los obstáculos diarios hacen que la mente del empresario esté en constante movimiento en una incansable e interminable generación de ideas. El proyecto sale de ahí, de esa mente dispuesta a invertir y tomar riesgos para mejorar su empresa, para mejorar, generar más trabajo, ser eficiente y por supuesto incrementar sus ganancias. Incrementar ganancias no es el resultado solamente de generar nuevos productos y de generar nuevos clientes sino también de reducir los costos de operación y de evitar riesgos que resulten en pérdidas. Generar ideas usualmente no es lo que le quita el sueño al empresario sino cuál de esas ideas deberían hacerse proyectos. A continuación describo que se debe considerar antes de convertir una idea en un proyecto.
Hay dos categorías importantes que se deben considerar cuando se evalúa si una idea debería ser un proyecto o si solo se debería quedar en una idea, estas categorías son la Alineación y la Disponibilidad (A & D). La alineación es una medida que permite identificar si el proyecto se alinea con los objetivos y condiciones de la empresa.
La disponibilidad permite identificar si la empresa tiene los recursos para implementar el proyecto o no. Es conveniente cuantificar A & D en medidas pre-establecidas, porque esto nos permite comparar propuestas con otras, es decir que la interacción entre A & D nos ayuda a decidir si un proyecto debería implementarse o no. en el siguiente ejemplo la empresa debería ejecutar los proyectos del área verde, tal vez invertir en los proyectos del área amarilla y no debería ejecutar los proyectos del área roja:
Para medir la Alineación se deben considerar algunos aspectos, a continuación algunas ideas.
La Vision.
Una idea tiene que alinearse con la visión de la empresa. Por ejemplo, si una empresa se destaca por ofrecer productos de agricultores locales, no debería invertir en ideas que comprometan la visión de la empresa como usar productos importados. A pesar que el costo sea menor, se tiene que ser fiel con la promesa al cliente, que usualmente es el motivo que nos diferencia de la competencia. La alineación con la visión de la empresa se cuantifica por ejemplo si la idea alinea con la visión 1 punto, si no alinea 0 puntos.
La Estrategia.
Muchas compañías crean objetivos para el año, la idea tiene que alinearse con los objetivos. Por ejemplo hay compañías que tienen como objetivo tener más clientes, o abrir más sucursales, o reducir costos, o mejorar la calidad de los productos, etc. La alineación con los objetivos se cuantifica, por ejemplo la idea No 1, se alinea con 3 objetivos, mientras la idea No 2 se alinea con 4 objetivos, Mientras más objetivos la idea cumpla más puntos debería tener la idea.
El Problema.
Desafortunadamente muchas compañías invierten en proyectos que no solucionan problemas. Esto ocurre cuando las compañías no tienen datos de operación y no saben con certeza la causa de los problemas. En muchos casos las compañías crean proyectos para solucionar problemas percibidos y no para solucionar problemas reales. Por ejemplo, las compañías invierten en comprar nuevos sistemas informáticos en vez de invertir en el entrenamiento de su personal en el uso de sus sistemas. El problema se cuantifica, si la idea soluciona un problema que tiene que solucionarse 1 punto, si la idea soluciona un problema que no necesita solucionarse en este momento 0 puntos.
El Beneficio.
En 25 años de trayectoria manejando proyectos, portafolios y haciendo consultorías, he visto que muy pocas empresas definen sus proyectos basados en los beneficios para la empresa. Las empresas usan como objetivos “cómo hacer un proyecto” en vez de “cuál va a ser el beneficio para mi empresa” Por ejemplo, las empresas describen los objetivos del proyecto como: el análisis, el diseño, el prototipo, el lanzamiento de un nuevo servicio. En lugar de decir, Incrementar la clientela en un 10% por nuevos servicios. Los objetivos tienen que responder a la pregunta “por qué” en vez de a la pregunta “cómo se va a hacer”. Las ideas tienen que alinearse con los beneficios y tienen que ser cuantificados. El Presupuesto Estimado. Hay ideas que si el presupuesto fuese ilimitado deberían implementarse y punto.
Por ejemplo, reemplazar los vehículos con autos eléctricos, entregar productos con drones, utilizar energía solar, crear 0 desperdicio, etc. Cuando tengo que implementar un proyecto nuevo siempre pregunto a mi equipo “Si el dinero no fuese impedimento, que deberíamos hacer?” En muchas ocasiones limitamos nuestras ideas porque imaginamos que el costo está fuera de nuestro alcance. Y en realidad puede estar fuera del alcance, sin embargo las compañías definen un porcentaje de sus ingresos para nuevos proyectos o proyectos relacionados con mejoras de producción. El presupuesto estimado de un proyecto nos ayuda a cuantificar si el presupuesto de la idea entra en el presupuesto predeterminado de inversión de la empresa. El presupuesto estimado no significa si hay presupuesto o no, solamente explica el monto estimado de la inversión, no si hay disponibilidad del efectivo.
El Retorno de Inversión.
A pesar de ser un concepto conocido, es algo que muchos pasan por alto, el retorno de inversión quiere decir, cuando tiempo tiene que pasar para recuperar la inversión inicial en el proyecto. Si invierto, $10,000 para aumentar ganancias, o para reducir el costo de operación, cuánto tiempo tiene que pasar para recuperar la inversión inicial: 6 meses, 1 año, 3 años, etc. Hay compañías que tienen parámetros que delinean el retorno de inversión. La pregunta a responder es, ¿la idea está alineada con el retorno de inversión de la empresa? La requesta también tiene que cuantificarse, por ejemplo si la idea está alineada 1 punto, si no está alineada 0 puntos.
El Riesgo.
Muchas empresas tienen parámetros para medir el riesgo. Las ideas tienen que alinearse con la tolerancia al riesgo de cada empresa. El riesgo mide la probabilidad de quealgo pase, el impacto en la empresa si se ejecuta una idea, el costo del riesgo. Se tiene que evaluar el riesgo de implementar una idea y también el riesgo de no implementar una idea. Por ejemplo, cuál es el riesgo de aceptar pagos digitales (como, Zelle, Apple Pay, etc.) cual es el riesgo de no aceptar pagos digitales. Cual es el riesgo de actualizar el sistema, Cual es el riesgo de no actualizar el sistema. El riesgo también tiene que ser cuantificado.
Cambios tecnicos.
Muchas iniciativas resultan en cambios técnicos para la empresa que pueden estar relacionados con la transformación de bienes, con cambios en la calidad de servicios que se ofrecen o cambios con los procesos administrativos. Proyectos grandes usualmente provocan cambios en una empresa, a tal punto que hay una carrera (Change Management) enfocada al manejo de cambios y el impacto en la empresa. Hay cambios que pueden generar mucho impacto y por eso tienen que ser evaluados con especial cuidado. Se debe cuantificar la medida de los cambios y el impacto en la empresa antes de dar luz verde para que nuevos proyectos empiecen.
Fin de disponibilidad.
Hay iniciativas que se tienen que implementar porque hay cosas que cambian en la industria como leyes, productos, maquinaria antigua, sistemas informáticos obsoletos, etc. Estos cambios casi obligatorios son causados por un fin de disponibilidad. En este aspecto se debe cuantificar, qué impacto va a tener la falta de disponibilidad, y especialmente cuando algo no va a estar disponible. Por ejemplo, una empresa tiene una máquina que ocupa un sistema operativo antiguo de Microsoft para la producción de insumos, y Microsoft ha anunciado que va a dar de dar soporte a este sistema en 6 meses. Hay una iniciativa para modernizar esta máquina, se debe medir, qué le puede pasar a la empresa si esta máquina deja de funcionar?
Para medir la Disponibilidad se deben considerar algunos aspectos, a continuación algunas ideas.
El Presupuesto.
Es decir que la inversión está disponible. Aquí se trata de definir cuánto dinero está disponible para completar esta iniciativa. La inversión estimada nos ayuda a determinar cuánto necesitamos, y el presupuesto nos ayuda a determinar con cuánto contamos. Se debe cuantificar, hay inversión o no? Por ejemplo, el costo de modernizar el equipo $100,000, el presupuesto para modernizar el equipo $70,000. Es decir, no hay presupuesto para esta iniciativa.
El tiempo.
Se necesita saber, cuando hay que comenzar, y para cuando hay que terminar una iniciativa. Mientras más cercano los días, más crítico es la iniciativa, mientras más lejano el día la iniciativa es menos crítica. Una empresa que comienza proyectos críticos es una empresa reactiva, una empresa que planifica sus proyectos es una empresa proactiva. Las empresas proactivas tienden a ser más rentables porque tienen el tiempo a su favor para reducir los riesgos de la implementación. La empresa Disney o Apple son probablemente las mejores empresas proactivas que existen.
El Equipo.
Muchas empresas ocupan su propio personal para completar proyectos, esto es normal porque los empleados son quienes más saben de la empresa, lo que también es normal y de muy mala práctica es no proveer al empleado ayuda para completar sus actividades diarias mientras dure la implementación del proyecto. Cuando no se ofrece o se modifican las actividades operacionales de los empleados durante la implementación del proyecto resulta en que el empleado va a trabajar en el proyecto y en la operación de la empresa. El proyecto no va a ser prioridad para el empleado, el empleado va a tener más estrés, baja moral, errores y sobre todo falta de cumplimiento en el tiempo del proyecto. Cuando se planifican proyectos hay que considerar el impacto de la implementación del proyecto en las operaciones de la empresa y planear ayuda para el equipo. Se puede medir disponibilidad, experiencia, asistencia, etc.
El Conocimiento.
La ejecución de proyectos resulta en implementar cosas nuevas. Si nuestro personal tiene el conocimiento y la experience el riesgo es menor; peso si el personal no tiene la experiencia y el conocimiento el riesgo es mayor. Hay que cuantificar la experiencia del personal para el proyecto e incluir el entretenimiento necesario no solo para la implementación del proyecto sino también para su ejecución diaria.
El Costo de Mantenimiento.
En algunos proyectos que he manejado he podido ver la inversión inicial para el proyecto pero no la inversión para mantener el proyecto en el futuro. Por ejemplo se invirtió en renovar los vehículos, pero no se planificó el costo del mantenimiento de los vehículos. Hay que medir si la empresa va a tener recursos para mantener la operación de la iniciativa si es aprobada. Es decir que tienen razón los gerentes de las empresas en no conciliar el sueño cuando evalúan si una idea debería ser un proyecto o no. Hay que crear un proceso que responda a cada empresa para evaluar iniciativas. Este proceso se llama “Evaluación de Iniciativas.” Hay que crear las categorías a medir y los parámetros de cada categoría.
Hay que definir qué información se necesita y cómo tabular las respuestas para cuantificarlas. Hay que definir como las respuestas nos ayudan a clarificar la Alineación y la Disponibilidad (A & D). La alineación es una medida que permite identificar si el proyecto se alinea con los objetivos y condiciones de la empresa y la disponibilidad nos permite identificar si la empresa tiene los recursos para implementar el proyecto o no. Y finalmente hay que generar una matriz que permita visualmente identificar en donde A&D se fusionan. Hay manera de definir nuestros proyectos, si implementamos el proceso de la ‘Evaluación de las Iniciativas’. No es la labor del empresario generar todas las buenas ideas, pero sí de identificar las buenas iniciativas de sus colaboradores.